Administratieve richtsnoeren

11-04-2014

Adminstratieve zaken spelen bij intensieve trajecten als aanbestedingen een belangrijke rol. Alle partijen zijn erbij gebaat hier een goede balans in te vinden, om zo onnodige administratieve lasten te voorkomen.

Inlichtingentermijn
Om een ‘vragenstroom’ te voorkomen kunt u een pre-bidmeeting overwegen. De samenvatting van deze meeting kan als Nota van Inlichting dienen.

  • 3 weken tussen laatste Nota van Inlichting en aanbieden
  • Houd rekening met vakantieperiodes bij het uitschrijven van aanbestedingen
  • Beperken aantallen kopieën

 

Vaste regel:

  • 1 origineel, ondertekend en geparafeerd,1 kopie op papier en 1 kopie op USB-stick
  • Vast elektronisch formaat: pdf
  • Ondertekende en geparafeerde origineel is leidend
  • Extra aandachtspunt: geen verschillen tussen de aangeleverde documenten
  • Eigen verklaring
  • Zoveel mogelijk werken volgens vast format, bijvoorbeeld verstrekt via Aanbestedingskalender

 

Accountantsverklaring
Voorkeur heeft het gebruik van een Eigen Verklaring boven een accountantsverklaring, een accountantsverklaring is niet gebruikelijk.
Verlangt u na voorlopige gunning toch een accountantsverklaring? Vermijd dan samengestelde verklaringen en accepteer accountantsverklaringen. MKB bedrijven werken zelden met een registeraccountants en het werkt dus uitsluitend kostenverhogend.
Suggestie: u kunt ook na de voorgenomen gunning om gedeponeerde cijfers vragen als alternatief voor een accountantsverklaring.

Gerelateerde dossiers